Najczęściej pojawiające się błędy w procesie oceny okresowej wynikają głównie z:
1. Braku zdefiniowanego celu lub błędnie zdefiniowanego celu oceny
Wdrażanie procesu oceny w organizacji należy bezsprzecznie rozpocząć od zdefiniowania jego celu.
Należy odpowiedzieć na pytania:
✓ Po co chcemy wdrożyć system ocen?
✓ Co chcemy dzięki temu osiągnąć?
✓ Jakich efektów oczekujemy po jego wdrożeniu?
Odpowiedzi na te pytania nadają kierunek do dalszych prac, w tym pomogą w stworzeniu narzędzia.
Kolejnym krokiem jest zadbanie, aby cel oceny był znany i rozumiany przez kadrę menedżerską i pozostałych pracowników.
Znajomość i rozumienie celu wdrażanych projektów w organizacji bezpośrednio przekłada się na zaangażowanie pracowników w udział w danym procesie i wpływa na jego efektywność i powodzenie.
2. Braku lub złego przygotowania do procesu oceny
Ogromną rolę w przygotowaniu organizacji do procesu oceny pełni dział HR i/lub firma zewnętrzna, która wspiera organizację we wdrożeniu procesu oceny. Ocena okresowa nie spełni swojej roli, jeżeli pracownicy firmy nie zostaną odpowiednio poinformowani o jej celu, przebiegu czy konstrukcji samego narzędzia wykorzystywanego do oceny.
Dobrze zaprojektowana kampania informacyjna jest często kluczem do pomyślnego wdrożenia systemu ocen w organizacji.
Kadra kierownicza ma często rozwinięte umiejętności menedżerskie na różnym poziomie i podstawą jest zadbanie o wsparcie osób, które będą dokonywać oceny, w rozwoju kompetencji, które są niezbędne do efektywnej oceny. Dotyczy to zapoznania ich zarówno z samym narzędziem jak i dostarczenia informacji dotyczących zasad prowadzenia rozmowy oceniającej.
3. Braku osadzenia systemu ocen w innych procesach w organizacji
System ocen powinien być spójny z polityką wynagrodzeń, rozwojem pracowników, zarządzaniem talentami, systemem awansów.
Jeżeli efekty wdrożonego procesu oceny są widoczne w decyzjach personalnych, to zaangażowanie menedżerów i samych pracowników jest dużo większa. System ocen okresowych nie powinien być „samodzielnym bytem”, kończącym się w momencie przeprowadzenia ostatniej rozmowy oceniającej. Wyniki rozmowy powinny być widoczne przez cały rok (np. monitorowanie postępów w rozwoju pracownika, podjęcie działań rozwojowych, np. zaproponowanie pracownikowi szkolenia).
4. Traktowaniu oceny okresowej jako jedynego narzędzia do udzielania informacji zwrotnych
Należy pamiętać, że obok szeregu innych zadań oceny okresowej, ocena okresowa daje możliwość udzielenia pracownikowi informacji zwrotnej. Jest to natomiast okazja do podsumowania minionego okresu, zazwyczaj roku. Nie należy traktować oceny okresowej jako jedynej okazji do rozmowy z pracownikiem na temat jego pracy. Nie sposób zapamiętać wszystkich wydarzeń z minionego okresu i sprowadzając ocenę do jedynej okazji do udzielenia feedbacku ponosimy ryzyko, że rozmowa z pracownikiem będzie toczyć się wokół ogółów lub dyskusji nt. tego kto jak zapamiętał dane zdarzenie a nie jakie ono miało wpływ na pracę. Ocena okresowa jest m.in. okazją do podsumowania danego okresu i tak należy ją traktować, pamiętając przy tym jak ważne jest bieżące udzielanie informacji zwrotnej pracownikowi.
5. Braku gotowości do doskonalenia procesu oceny
Niemniej ważna jest gotowość osób wdrażających proces oceny do wyciągania wniosków z minionych lat i udoskonalanie procesu tak, aby był jak najbardziej dostosowany do organizacji i przynosił zamierzone rezultaty.
Autor: Anna Belter