Przygotowując się i prowadząc rozmowę oceniającą z pracownikiem, należy mieć na uwadze fakt, że jest ona dla wielu z nich stresującym wydarzeniem, a ponieważ stres nie sprzyja efektywnemu przetwarzaniu informacji, należy zadbać o komfort rozmowy.
1. Czas na przygotowanie się do rozmowy
Pracownik powinien otrzymać arkusz do samooceny ze stosownym wyprzedzeniem (zazwyczaj określonym w regulaminie oceny okresowej). Poinformuj pracownika, że w tym okresie jesteś otwarty na pytania dotyczące narzędzia do oceny czy samego procesu ewaluacji.
2. Ilość czasu przeznaczonego na spotkanie
Wygospodaruj sobie wystarczającą ilość czasu na spotkanie tak, abyś ani Ty ani Twój pracownik, nie musieli się spieszyć czy denerwować, że czekają na Was jakieś inne zobowiązania.
3. Miejsce rozmowy oceniającej
Zapewnij odpowiednie miejsce do rozmowy. Tak ważne spotkanie, jakim jest podsumowanie dłuższego okresu pracy pracownika, nie powinno odbywać się w miejscu, do którego mają dostęp inne osoby, podczas jego trwania. Zadbaj o osobne pomieszczenie na tę okazję. Przechodzący ludzie, np. jeśli rozmowa odbywa się na korytarzu, mogą być dużym dystraktorem zarówno dla Ciebie jak i pracownika.
4. Wycisz komórkę, nie odbieraj e-mail’i
Czas rozmowy oceniającej powinien być czasem przeznaczonym tylko dla pracownika, z którym rozmawiasz. Nie odbieraj telefonu ani nie odczytuj e-mail’i podczas rozmowy. Jeżeli wiesz, że czeka Ciebie coś ważnego w tym czasie, czego nie mogłeś przewidzieć wcześniej – w ostateczności lepiej przełożyć spotkanie niżeli je przerywać na rzecz innych zadań.
5. Na początku rozmowy przedstaw cel spotkania i upewnij się czy jest on zrozumiany przez pracownika
Cele wdrażania ewaluacji do organizacji są różne. Upewnij się czy Ty sam dobrze rozumiesz w jakim celu został wdrożony proces oceny pracownika w Twojej firmie. Upewnij się czy pracownik je zna i rozumie.
Częste cele, dla których organizacje korzystają z narzędzia jakim jest ewaluacja okresowa:
✓ wskazanie mocnych stron pracownika oraz obszarów wymagających dalszego rozwoju,
✓ ustalenie planu rozwoju kompetencji,
✓ uzyskanie informacji wspierających decyzje dot. awansów,
✓ dostarczenie narzędzi dla przełożonego, dzięki któremu ma możliwość podsumowania minionego roku w kontekście danego pracownika oraz porozmawiania z pracownikiem o ważnych dla niego (pracownika) obszarach, które jeszcze nie zostały poruszone albo wymagają dalszego omówienia.
6. Poinformuj o przebiegu spotkania
Schemat spotkania wyznacza arkusz ewaluacji, z którego korzysta Twoja firma.
7. Pamiętaj, że w znaczącym stopniu to od Ciebie jako przełożonego zależy jak bardzo efektywna okaże się rozmowa oceniająca.
Odpowiedzialność za rozwój pracownika:
8. Dawaj przestrzeń pracownikowi do wypowiedzi, do zaprezentowania swojej perspektywy
Pamiętaj, że ocenie podlega praca, wyniki i kwalifikacje pracownika a nie jego charakter i cechy osobiste. Bądź realnie zainteresowany perspektywą pracownika równocześnie staraj się nie dawać możliwości sprowadzenia rozmowy z płaszczyzny merytorycznej na emocjonalną. Zachęcaj do samooceny – z reguły samoocena jest bardziej surowa, więc możesz powiedzieć ocenianemu że jest lepszy niż sądzi. Pozwól pracownikowi zaproponować własne rozwiązanie problemu – będzie łatwiejsze do zaakceptowania i wykonania.
Autor: Anna Belter